Im Regelfall erfolgt die Erfassung eines Patienten über das Einlesen seiner Versichertenkarte. Um eine Versichertenkarte zu erfassen, stecken Sie bei einem stationären Lesegerät die Versichertenkarte in das Lesegerät und wählen den Menüpunkt “Versichertenkarte einlesen” auf der Homepage.
Handelt es sich um ein mobiles Kartenlesegerät, schließen Sie das Gerät zunächst mittels dem mitgelieferten USB-Kabel an den Rechner an und entsperren das Gerät durch Eingabe Ihres Passwortes. Anschließend lesen Sie über den Menüpunkt “Versichertenkarte einlesen” auf der Homepage die nächste Karte vom Gerät ein.
Bevor Sie ein Kartenlesegerät an einem Terminal betreiben können, muss dieses in der Terminal-Verwaltung an das Terminal angeschlossen werden. Unser Support unterstützt Sie dabei.
Nachdem Sie RED mitgeteilt haben, dass eine Versichertenkarte eingelesen werden soll, liest und überprüft RED die Daten von der Karte und öffnet dann ein Wizard-Formular, welches Sie durch die nächsten Schritte führt, denn nach dem Einlesen einer Karte müssen noch einige weitere Daten erfasst werden.
Einige Versichertenkarten dürfen nach den Regeln der KBV nicht zur Abrechnung verwendet werden. In diesen Fällen wird RED eine entsprechende Meldung anzeigen und Sie auf das weitere Vorgehen hinweisen.
Abbildung: Anzeige beim Einlesen einer Versichertenkarte der Generation 0
Auf der Krankenversichertenkarte (KVK) ist das Geschlecht des Karteninhabers nicht gespeichert. Sie müssen dies beim Einlesen einer KVK daher extra angeben. Wird eine elektronische Gesundheitskarte (eGK) eingelesen, entfällt dieser Schritt.
RED gleicht den auf der Versichertenkarte gespeicherten Kostenträger mit der von der KBV herausgegebenen Kostenträgerstammdatei aller gültigen gesetzlichen Kostenträger ab. Ist der auf der Karte gespeicherte Kostenträger nicht in dieser Stammdatei vorhanden, müssen Sie den Kostenträger als so genannten “temporären Kostenträger” anlegen. RED fügt dann in den Erfassungsablauf eine eigenes Formular ein, in welchem Sie die Daten dieses Kostenträgers erfassen müssen:
Nach dem Einlesen der Versichertenkarte sucht RED in seine Datenbank danach, ob die Patientin oder der Patient bereits in der Datenbank vorhanden ist. Findet RED den Patienten der Karte nicht, aber Patienten mit ähnlichem Namen, zeigt es eine Liste mit diesen an. Sie müssen dann entscheiden, ob die Patientin bzw. der Patient der eingelesenen Karte mit einem der bereits im System vorhandenen Patienten identisch ist oder nicht.
Für eindeutig identifizierte Patienten prüft RED, ob aktuelle Episoden vorhanden sind. Unter den Begriff der Episode fasst RED Medical die verschiedenen Versicherungsverhältnisse einer Patientin oder eines Patienten zusammen (z.B. Abrechnungsscheine in der gesetzlichen Versicherung, privatrechtliche Behandlungsverträge etc.)
Sind für den ausgewählten Patienten oder die Patientin bereits Episoden vorhanden, können Sie entscheiden, ob sie eine bestehende Episode übernehmen und mit dieser arbeiten möchten, oder ob Sie eine neue Episode anlegen möchten. In der Regel hat eine Patientin oder ein Patient nur eine aktuelle Episode, in bestimmten Fällen (z.B. zeitliche Begrenzung der Gültigkeit, mehrere Abrechnungsgebiete, zusätzliche private Leistungen für gesetzlich Versicherte) kann es aber erforderlich sein, mehrere Episoden für ein Quartal anzulegen.
Abbildung: Übersicht der bereits vorhandenen Episoden der aktuellen Patientin
Für einen gesetzlich versicherten Patienten muss, sofern nicht eine bereits bestehende Episode zur weiteren Bearbeitung ausgewählt wird, eine neue Episode angelegt werden. Dazu muss im nächsten Schritt die Art der Episode (des gesetzlichen Behandlungsscheins) ausgewählt werden. Zur Auswahl stehen
“Eigener Patient”, entspricht der ambulanten Behandlung (Satzart 0101)
“Überweisung” (Satzart 0102)
“Belegärztliche Behandlung” (Satzart 0103)
“Notfall/Vertretung” (Satzart 0104)
Abbildung: Auswahl Episodentyp
Handelt es sich um eine ambulante Behandlung, so sind nur noch wenige weitere Angaben notwendig, die in einem weiteren Eingabeformular zusammengefasst sind.
Scheinuntergruppe: Scheinuntergruppen dienen u.a. zur Steuerung des Praxisbudgets. Gibt es für die ausgewählte Scheinart nur eine mögliche Scheinuntergruppe, so wird diese grau unterlegt angezeigt. Sie können hier keinen alternativen Wert auswählen.
Abrechnungsgebiet: Mit dieser Auswahl geben Sie an, zu welchem Abrechnungsgebiet eine erbrachte Leistung eines Arztes gehört. Die Eingruppierung hat Auswirkungen auf die Abrechnung. Jede KV legt fest, welche Leistung zu welchem Abrechnungsgebiet gehört. RED zeigt Ihnen die jeweils zulässigen Abrechnungsgebiete an. Das Abrechnungsgebiet hängt von der gewählten Scheinuntergruppe ab. Gibt es für die Auswahl des Abrechnungsgebietes nur eine Möglichkeit, wird dieses vorbelegt und grau unterlegt angezeigt.
Von-Bis: Diese Datumsangabe gibt die Gültigkeit des Behandlungsscheins an. In der Regel gilt ein Schein vom Datum des Einlesens bis zum Ende des Quartals, und dementsprechend wird RED diese Auswahlfelder vorbelegen. In einigen Fällen gibt es jedoch abweichende Gültigkeiten, die hier erfasst werden können.
Abbildung: Eingabeformular zur Erfassung eines neuen Behandlungsscheins für einen eigenen Patienten
Zuzahlungspflichtig: Trotz Wegfall der Praxisgebühr gelten für einige Leistungen des Gesundheitswesens weiterhin Zuzahlungen (z.B. für Rezepte). Legt die Patientin bzw. der Patient beim Einlesen der Versichertenkarte einen Befreiungsausweis vor, können Sie dies hier im System direkt vermerken. Diese Angabe wird dann beispielsweise beim Erstellen eines Rezeptes berücksichtigt. Die Zuzahlungsbefreiung endet spätestens mit dem Ende des Kalenderjahrs, so dass im abgelaufenen Jahr vermerkte Befreiungen vom System zum Jahreswechsel automatisch gelöscht werden.
Zusatzfelder: In einigen wenigen Fällen sind bei der Erfassung eines Behandlungsscheins weitere Angaben erforderlich. Die entsprechenden Felder stehen daher erst nach Klick auf den Link “Zusatzfelder” zur Verfügung.
Unfall/Unfallfolgen: Der überweisende Vertragsarzt teilt dem auf Überweisung tätig werdenden Arzt durch Ankreuzen des Unfallfeldes mit, wenn die Behandlung aufgrund oder als Folge eines Unfalles erforderlich wird, damit die Krankenkassen ggf. Kosten gegenüber Dritten geltend machen können.
Befreiung nach § 16 SGB V: Ein eingeschränkter Leistungsanspruch gemäß § 16 Abs. 3a SGB V besteht bei Versicherten, die mit der Zahlung der von Ihnen selbst zu tragenden Krankenversicherungsbeiträge im Rückstand sind. Selbstzahler können beispielsweise freiwillige Mitglieder, Studenten, Rentenantragsteller sowie die neue Gruppe der bislang Nichtversicherten sein.
Bei weiblichen Patientinnen voraussichtliches Datum der Entbindung: Bei der Abrechnung von Leistungen nach den Richtlinien der Mutterschaftsvorsorge muss der mutmaßliche Tag der Entbindung angegeben werden. Eine fehlende Angabe kann zur Aberkennung von Leistungen der Mutterschaftsvorsorge führen.
Ausstellungsdatum
Handelt es bei der neuen Episode um eine Überweisung, sind zusätzliche Informationen zu erfassen, um beispielsweise zu dokumentieren, wer die Überweisung ausgestellt hat.
Scheinuntergruppe: Scheinuntergruppen dienen u.a. zur Steuerung des Praxisbudgets und legen fest, welche Leistungen der die Überweisung empfangende Arzt erbringen darf. RED zeigt Ihnen die zulässigen Scheinuntergruppen an.
Selbstausstellung
Auftragsleistungen - der Empfänger der Überweisung darf nur die Leistung erbringen, die in der Überweisung angegeben ist (z.B. Zielauftrag)
Konsiliaruntersuchung - der Empfänger wird nur zur Diagnose zu Rate gezogen, wobei keine Einschränkungen für die Wahl der diagnostischen Verfahren gemacht werden. Der Empfänger darf jedoch keine therapeutischen Maßnahmen durchführen.
Mit-/Weiterbehandlung - bei Mitbehandlung wünscht der Überweisende gebietsbezogene begleitende bzw. ergänzende diagnostische und therapeutische Maßnahmen. Bei Weiterbehandlung geht die gesamte Behandlung auf den Empfänger über.
Stationäre Mitbehandlung
Überweisungsschein für Laboratoriumsuntersuchungen als Auftragsleistung (Muster 10) - wird vom Labor verwendet, das eine Laboranforderung über Muster 10 erhält
Anforderungsschein für Laboratoriumsuntersuchungen bei Laborgemeinschaften (Muster 10a) - wird vom Labor verwendet, das eine Laboranforderung über Muster 10a erhält
Einige Scheinuntergruppen der Überweisung verlangen die Erfassung zusätzlicher Informationen (z.B. Laborüberweisung), so dass nach Auswahl dieser Scheinuntergruppen noch zusätzliche Eingabefelder eingeblendet werden oder Eingaben zwingend erforderlich werden.
Abbildung: Eingabefelder des Episodentyps “Überweisung”
Abrechnungsgebiet: Mit dieser Auswahl geben Sie an, zu welchem Abrechnungsgebiet eine erbrachte Leistung eines Arztes gehört. Die Eingruppierung hat Auswirkungen auf die Abrechnung. Jede KV legt fest, welche Leistung zu welchem Abrechnungsgebiet gehört. RED zeigt Ihnen die jeweils zulässigen Abrechnungsgebiete an. Das Abrechnungsgebiet hängt von der gewählten Scheinuntergruppe ab.
Sie können über den Link “Alle” ein Abrechnungsgebiet auswählen, welches in Ihrer KV nicht zulässig ist. RED wird Ihnen zwar eine Warnmeldung zeigen, Ihre Auswahl aber respektieren. Haben Sie ein unzulässiges Abrechnungsgebiet ausgewählt, kann es allerdings Probleme in der KV-Abrechnung geben.
Auftrag, Diagnosen, Medikation: In diese Felder müssen die Daten des Überweisungsscheins übernommen werden. Die Felder für Diagnosen und Befunde werden zunächst ausgeblendet und über den Link neben der Feldüberschrift aktiviert. Bei einigen Scheinuntergruppen muss hier eine Eingabe erfolgen.
LANR und BSNR: Erhalten Sie eine Überweisung, so müssen Sie angeben, welche Ärztin bzw. welcher Arzt die Überweisung ausgestellt hat. Die ausstellende Ärztin bzw. der ausstellende Arzt wird über ihre bzw. seine lebenslange Arztnummer (LANR) und seine bzw. ihre Betriebsstättennummer (BSNR) identifiziert, die Sie auf dem Überweisungsformular finden. Nachdem Sie eine LANR oder BSNR eingegeben haben, prüft RED deren Gültigkeit. Kann RED die eingegebene LANR bzw. BSNR in der Stammdatei der KBV finden, wird dies durch eine grüne Feldumrandung angezeigt. Zugleich bietet RED eine Auswahlliste der zugehörigen Nummern an - wurde eine LANR eingegeben, bietet RED die BSNR der Praxis als Auswahllink an, wurde eine BSNR eingegeben, zeigt RED eine Liste aller Ärzte der Praxis zur Auswahl der richtigen LANR.
LANR und BSNR des Erstveranlassers: Haben Sie als Scheinuntergruppe “27 Auftrag Labor (10)” angegeben, und wurde die Patientin bzw. der Patient dem Aussteller der vorliegenden Überweisung bereits überwiesen, können Sie die Arztnummer und die Betriebsstätte des Arztes bzw. der Ärztin angeben, der die ursprüngliche Überweisung ausgestellt hat. Beispiel: Hausarzt Dr. med. Hermann Schmidt überweist eine Patientin an Fachärztin Dr. med. Silvia Wehnersbach. Dr. med. Schmidt ist dann der Erstveranlasser, Dr. med Wehnersbach die Ausstellerin.
Überweisung von anderen Ärzten: Hat die überweisende Ärztin oder Arzt keine BSNR oder LANR, kann die Angabe auch über eine freitextliche Bezeichnung erfolgen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn die Überweisung von einem Zahnarzt oder vom Sanitätsdienst der Bundeswehr ausgestellt wurde.
Überweisung an Fachrichtung: Die überweisende Ärztin bzw. der überweisende Arzt hat auf dem Überweisungsschein die Fachrichtung angegeben, an die die Überweisung erfolgen soll. Diese muss in RED erfasst werden. RED zeigt Ihnen dazu eine Auswahlliste der Fachrichtungen an. Das Eingabefeld funktioniert dabei im "Type-ahead"-Modus; wenn Sie die Anfangsbuchstaben der Fachrichtungsbezeichnung in das Eingabefeld eingeben, wird das System die Auswahlliste entsprechend aktualisieren. Ist die gewünschte Fachrichtung nicht in der Auswahlliste enthalten, können Sie diese auch als Text in das Feld eingeben.
Von-Bis: Diese Datumsangabe gibt die Gültigkeit des Abrechnungsscheins an. In der Regel gilt ein Schein vom Datum des Einlesens bis zum Ende des Quartals, und dementsprechend wird RED diese Auswahlfelder vorbelegen. In einigen Fällen gibt es jedoch abweichende Gültigkeiten, die hier erfasst werden können.
Ausnahmeindikation: Wenn bei einer Laborüberweisung die Voraussetzungen für eine Ausnahmeindikation vorliegen, gibt der überweisende Vertragsarzt die zutreffende Kennziffer (Nrn. 32005 – 32023) im entsprechenden Feld an.
Kurativ/Präventiv/ESS/belegärztliche Behandlung: Der überweisende Vertragsarzt hat auf der Überweisung zu kennzeichnen, ob diese zur kurativen Versorgung, zur Prävention, zur Behandlung gemäß § 116b SGB V (soweit bekannt) oder zur Hinzuziehung eines Arztes bei belegärztlicher Behandlung erfolgt.
Zusatzfelder: In einigen wenigen Fällen sind bei der Erfassung eines Behandlungsscheins weitere Angaben erforderlich. Die entsprechenden Felder stehen daher erst nach Klick auf den Link “Zusatzfelder” zur Verfügung.
Unfall/Unfallfolgen: Der überweisende Vertragsarzt teilt dem auf Überweisung tätig werdenden Arzt durch Ankreuzen des Unfallfeldes mit, wenn die Behandlung aufgrund oder als Folge eines Unfalles erforderlich wird, damit die Krankenkassen ggf. Kosten gegenüber Dritten geltend machen können.
Befreiung nach § 16 SGB V: Ein eingeschränkter Leistungsanspruch gemäß § 16 Abs. 3a SGB V besteht bei Versicherten, die mit der Zahlung der von Ihnen selbst zu tragenden Krankenversicherungsbeiträge im Rückstand sind. Selbstzahler können beispielsweise freiwillige Mitglieder, Studenten, Rentenantragsteller sowie die neue Gruppe der bislang Nichtversicherten sein.
Bei weiblichen Patientinnen voraussichtliches Datum der Entbindung: Bei der Abrechnung von Leistungen nach den Richtlinien der Mutterschaftsvorsorge muss der mutmaßliche Tag der Entbindung angegeben werden. Eine fehlende Angabe kann zur Aberkennung von Leistungen der Mutterschaftsvorsorge führen.
Ausstellungsdatum
Handelt es bei der neuen Episode um eine Behandlung durch einen Belegarzt, sind zusätzliche Informationen zu erfassen. Viele der notwendigen Eingaben gleichen denen bei einer Überweisung.
Abbildung: Eingabefelder des Episodentyps “belegärztliche Behandlung”
Scheinuntergruppe: Scheinuntergruppen dienen u.a. zur Steuerung des Praxisbudgets und legen fest, welche Leistungen der die Überweisung empfangende Arzt erbringen darf. RED zeigt Ihnen die zulässigen Scheinuntergruppen an.
Belegärztliche Behandlung
Belegärztliche Mitbehandlung
Urlaubs- und Krankheitsvertretung
Stationäre Behandlung von-bis: Da der Belegarzt sein Honorar über die Kassenärztliche Vereinigung erhält, die Unterkunft, Pflege und Verpflegung des Patienten aber vom Krankenhaus mit den Kostenträgern als belegärztliche DRGs abgerechnet wird, ist es wichtig, anzugeben, in welchem Zeitraum die stationäre Behandlung stattgefunden hat. Leistungen, die der Belegarzt am Tage der stationären Aufnahme des Patienten erbringt, gehören zur stationären Behandlung, auch wenn die Leistungen in der Praxis (Sprechstunde des Belegarztes) erbracht werden.
Handelt es sich bei der neuen Episode um einen Notfallschein, sind neben der Scheinuntergruppe und dem Abrechnungsgebiet nur noch der weiterbehandelnde Arzt und der Gültigkeitszeitraum zu erfassen.
Scheinuntergruppe: Scheinuntergruppen dienen u.a. zur Steuerung des Praxisbudgets und legen fest, welche Leistungen der die Überweisung empfangende Arzt erbringen darf. RED zeigt Ihnen die zulässigen Scheinuntergruppen an.
Ärztlicher Notfalldienst - wenn ein Patient im organisierten Notfalldienst am Wochenende oder Feiertag behandelt wird
Urlaubs-/bzw. Krankheitsvertretung - wenn im Rahmen der kollegialen Vertretung ein Patient behandelt wird, der normalerweise bei einem anderen Arzt oder einer anderen Ärztin in Behandlung ist
Notfall - wenn ein Patient notfallmäßig behandelt wird, der normalerweise bei einem anderen Arzt oder einer anderen Ärztin in Behandlung ist
Notfalldienst mit Taxi
Notarzt-/Rettungswagen (Rettungsdienst)
Zentraler Notfalldienst
Abbildung: Eingabefelder des Episodentyps “Notfall/Vertretung”
Weiterbehandelnder Arzt: In diesem Feld wird der Name des weiterbehandelnden Arztes eingegeben. Es findet keine Prüfung der Eingabe statt. Ist der weiterbehandelnde Arzt nicht bekannt, kann das Feld durch Klick auf den Link "unbekannt" automatisch befüllt werden.
