Im Regelfall erfolgt die Erfassung eines Patienten über das Einlesen seiner Versichertenkarte. Um eine Versichertenkarte zu erfassen, stecken Sie bei einem stationären Lesegerät die Versichertenkarte in das Lesegerät und wählen den Menüpunkt “Versichertenkarte einlesen” auf der Homepage.

Handelt es sich um ein mobiles Kartenlesegerät, schließen Sie das Gerät zunächst mittels dem mitgelieferten USB-Kabel an den Rechner an und entsperren das Gerät durch Eingabe Ihres Passwortes. Anschließend lesen Sie über den Menüpunkt “Versichertenkarte einlesen” auf der Homepage die nächste Karte vom Gerät ein.

Bevor Sie ein Kartenlesegerät an einem Terminal betreiben können, muss dieses in der Terminal-Verwaltung an das Terminal angeschlossen werden. Unser Support unterstützt Sie dabei.

Nachdem Sie RED mitgeteilt haben, dass eine Versichertenkarte eingelesen werden soll, liest und überprüft RED die Daten von der Karte und öffnet dann ein Wizard-Formular, welches Sie durch die nächsten Schritte führt, denn nach dem Einlesen einer Karte müssen noch einige weitere Daten erfasst werden.

Probleme beim Einlesen der Versichertenkarte

Einige Versichertenkarten dürfen nach den Regeln der KBV nicht zur Abrechnung verwendet werden. In diesen Fällen wird RED eine entsprechende Meldung anzeigen und Sie auf das weitere Vorgehen hinweisen.

• Ist die Gültigkeit einer Versichertenkarte zum Zeitpunkt des Einlesens abgelaufen, so darf sie spätestens dann nicht mehr zur Abrechnung verwendet werden, wenn das Ablaufdatum vor dem letzten Quartal liegt. Kann die Patientin oder der Patient keine gültige Karte vorlegen, dann muss eine Erfassung im Ersatzverfahren vorgenommen werden.
• Versicherungskarten der so genannten “Generation 0” dürfen nicht mehr verwendet werden. Legt eine Patientin oder ein Patient eine solche Karte vor, muss das Ersatzverfahren angewendet werden.

Abbildung: Anzeige beim Einlesen einer Versichertenkarte der Generation 0

Geschlecht der Patientin/des Patienten

Auf der Krankenversichertenkarte (KVK) ist das Geschlecht des Karteninhabers nicht gespeichert. Sie müssen dies beim Einlesen einer KVK daher extra angeben. Wird eine elektronische Gesundheitskarte (eGK) eingelesen, entfällt dieser Schritt.

Temporärer Kostenträger

RED gleicht den auf der Versichertenkarte gespeicherten Kostenträger mit der von der KBV herausgegebenen Kostenträgerstammdatei aller gültigen gesetzlichen Kostenträger ab. Ist der auf der Karte gespeicherte Kostenträger nicht in dieser Stammdatei vorhanden, müssen Sie den Kostenträger als so genannten “temporären Kostenträger” anlegen. RED fügt dann in den Erfassungsablauf eine eigenes Formular ein, in welchem Sie die Daten dieses Kostenträgers erfassen müssen:

• Name des Kostenträgers
• Vertragskassennummer der Kassenärztlichen Vereinigungen (VKNR) - eine 5-stellige Nummer
• Gebührenordnung
• Kostenträgerabrechnungsbereich

Patienten bereits vorhanden

Nach dem Einlesen der Versichertenkarte sucht RED in seine Datenbank danach, ob die Patientin oder der Patient bereits in der Datenbank vorhanden ist. Findet RED den Patienten der Karte nicht, aber Patienten mit ähnlichem Namen, zeigt es eine Liste mit diesen an. Sie müssen dann entscheiden, ob die Patientin bzw. der Patient der eingelesenen Karte mit einem der bereits im System vorhandenen Patienten identisch ist oder nicht.

Episoden bereits vorhanden

Für eindeutig identifizierte Patienten prüft RED, ob aktuelle Episoden vorhanden sind. Unter den Begriff der Episode fasst RED Medical die verschiedenen Versicherungsverhältnisse einer Patientin oder eines Patienten zusammen (z.B. Abrechnungsscheine in der gesetzlichen Versicherung, privatrechtliche Behandlungsverträge etc.)

Sind für den ausgewählten Patienten oder die Patientin bereits Episoden vorhanden, können Sie entscheiden, ob sie eine bestehende Episode übernehmen und mit dieser arbeiten möchten, oder ob Sie eine neue Episode anlegen möchten. In der Regel hat eine Patientin oder ein Patient nur eine aktuelle Episode, in bestimmten Fällen (z.B. zeitliche Begrenzung der Gültigkeit, mehrere Abrechnungsgebiete, zusätzliche private Leistungen für gesetzlich Versicherte) kann es aber erforderlich sein, mehrere Episoden für ein Quartal anzulegen.

Abbildung: Übersicht der bereits vorhandenen Episoden der aktuellen Patientin