Um gesetzlich Versicherte zu verwalten und Leistungen für sie abzurechnen, müssen sie zunächst in RED aufgenommen werden. Das kann entweder durch das Einlesen ihrer elektronischen Gesundheitskarte, zum anderen manuell im Ersatzverfahren erfolgen.

Schritt 1 - Einlesen der Gesundheitskarte

Um eine Versichertenkarte zu erfassen, stecken Sie die Versichertenkarte in das Lesegerät und rufen z.B. den Menüpunkt Versichertenkarte einlesen auf der Homepage auf. RED ermittelt alle an diesem Arbeitsplatz verfügbaren Lesegeräte (mobile und stationäre BCS-Leser sowie TI-Kartenterminals).

Findet RED eine einzulesende Versichertenkarte (und bei TI-Einsatz einenPraxisausweis), führt RED ggf. einen Online-Abgleich durch und zeigt Ihnen anschließend den nächsten Schritt an. Findet RED dagegen mehr als eine einzulesende Versichertenkarte, oder gibt es mehr als einen Praxisausweis, müssen Sie die gewünschte Karte und/oder den Praxisausweis auswählen.

Schritt 2 - Personenabgleich

Nachdem Versichertenkarte und Praxisausweis ausgewählt wurden, führt RED je nach Setup der TI einen Online-Abgleich der Versichertenstammdaten durch. Anschließend prüft RED, ob in seiner Datenbank diese Person oder Personen mit ähnlichem Namen vorhanden sind. Sind Versichertennummern vorhanden, kann RED selbstständig entscheiden, ob es die Person der eingelesenen Karte bereits kennt. Wenn nicht, müssen Sie entscheiden, ob es sich bei der Person mit der eingelesenen Karte um eine bereits bekannte Person handelt oder nicht.

Schritt 3 - Episodenabgleich

Wurde der Patient bzw. die Patientin der Karte eindeutig identifiziert oder von Ihnen eine Person ausgewählt, prüft RED als nächstes, ob diese Person bereits noch nicht abgerechnete Episoden hat. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn der Patient oder die Patientin im aktuellen Quartal bereits die Praxis aufgesucht hat. In diesem Fall müssen Sie entscheiden, ob eine neue, zusätzliche Episode angelegt werden muss oder ob Sie für weitere Leistungen die vorhandene Episode verwenden wollen.

• War der Patient bereits im aktuellen Quartal regulär in der Praxis, und handelt es sich jetzt um einen normalen weiteren Besuch, können Sie die vorhandene Episode weiter verwenden.
• Wurde die Patientin im aktuellen Quartal bereits als Notfall oder in Vertretung behandelt, und kommt sie nun mit einer Überweisung, muss eine neue zusätzliche Episode angelegt werden.

Schritt 4 - Typ der neuen Episode

Nachdem Patienten- und Versichertendaten eines gesetzlich Versicherten erfasst wurden, muss eine neue Episode angelegt werden. Diese definiert, wie später die Abrechnung des Patienten oder der Patientin erfolgen soll. Für gesetzlich Versicherte stehen grundsätzlich diese Episodenarten zur Verfügung:

• Eigener Patient (Satzart 0101): Wird immer dann verwendet, wenn die Patienten in der eigenen Behandlung stehen
• Überweisung (Satzart 0102): Wird verwendet, wenn Patienten von einem anderen Arzt oder Ärztin mit einer Überweisung in die eigene Behandlung überwiesen wurden. Die Patienten legen bei der Aufnahme einen Überweisungsschein (Formular Muster 06) vor.
• Belegärztliche Behandlung (Satzart 0103): Wird verwendet, wenn Patienten im Krankenhaus voll- oder teilstationär behandelt werden, ohne dass die Ärztin oder der Arzt dafür vom Krankenhaus eine Vergütung enthält
• Notfall/Vertretung (Satzart 0104): Zu verwenden für Patienten, die normalerweise nicht in der eigenen Behandlung stehen, sondern im organisierten ärztlichen Notfalldienst, im Rahmen einer Urlaubs- und Krankheitsvertretung für andere Kollegen oder in sonstigen Notfällen behandelt werden

Wenn Sie nicht alle vier Episodenarten auswählen können, kann es sein, dass in der aktuellen Betriebsstätte nicht alle Episodenarten zulässig sind. Für einige sonstige Kostenträger sind zudem nicht alle Episodenarten zugelassen (z.B. keine ambulante Behandlung für Kostenträger Bundeswehr).