Im Rahmen der Datenschutz-Rezertifizierung 2024 wurden die Termineinladung in RED connect angepasst und noch sicherer gemacht.
In Konferenzterminen mit mehreren Teilnehmern erhält nun jeder Teilnehmer einen eigenen Zugangs-Code und damit auch einen individuellen Einladungs-Link.
Wenn Sie Termineinladungen über Ihr eigenes E-Mail-Programm versenden möchten, wird jetzt jeder Teilnehmer individuell eingeladen, mit seinem eigenen Link und Teilnahmecode.
So funktioniert die neue Termineinladung (ab 6.11.2024) mit dem eigenen E-Mail-Programm
Neue Termineinladung
Ihnen stehen weiterhin drei Übermittlungswege für den Einladungs-Versand zur Verfügung. Beim initialen Versand gibt es keine Änderungen,
wenn Sie mittels SMS-Nachricht oder RED (automatisiert) einladen. Lediglich beim Versand über "mein eigenes E-Mail-Programm" kommt ein zweiter Schritt hinzu.
Neuer Versandprozess über zwei Schritte:
Da Sie die individuellen Teilnahmecodes nun einzeln versenden müssen, stellt Ihnen RED connect plus
eine Checkliste zur Verfügung. Diese zeigt, für welche Teilnehmer bereits eine E-Mail aufgerufen wurde.
Hier wurde die E-Mail an Frank Mustermann bereits geöffnet:
Schließen Sie den Dialog, nachdem Sie alle Teilnehmer eingeladen haben.
Terminansicht
Zur besseren Übersichtlichkeit wurde auch die Terminansicht in RED connect plus angepasst. Pro Teilnehmer werden
Ihnen der Teilnahmelink sowie die Aktionen "Speichern in Zwischenablage" und "Drucken" angezeigt.
Terminbearbeitung
Beim Bearbeiten von Teilnehmern der Videosprechstunde werden Sie künftig gefragt, ob Sie den Teilnahmelink ändern möchten,
weil es sich um eine andere Person handelt, oder ob Sie den alten Link behalten wollen.
Wählen Sie "Alten Link beibehalten", um keinen neuen Teilnahmecode für den Teilnehmer zu generieren. Falls Sie einen neuen Teilnahmecode erzeugen,
stellen Sie bitte sicher, dass dieser dem Teilnehmer als Einladung bereitgestellt wird. Löschen Sie einen Teilnehmer aus dem Sprechstundentermin,
ist dessen Teilnahmelink nicht mehr gültig, und er kann sich nicht mehr in die Sprechstunde einwählen.
Zusätzlicher Hinweis
RED connect plus speichert nun die E-Mail-Adressen und Mobilnummern beim Versand von Einladungen.
Aus diesem Grund müssen Sie diese Informationen nicht erneut eingeben, wenn Sie eine Einladung noch einmal versenden möchten.
Beispiel: Wurden für Teilnehmer bereits E-Mail-Adressen hinterlegt, werden diese beim erneuten Versenden einer Einladung angezeigt.
Falls Sie eine Einladung an eine falsche E-Mail-Adresse oder Mobilnummer gesendet haben, wird Ihnen bei der Korrektur eine Warnung angezeigt,
dass der zuvor versendete Teilnahmecode seine Gültigkeit verliert. Diese Funktion schützt die Privatsphäre Ihrer Videosprechstunden, da durch
fehlgeleitete Einladungen keine unerwünschten Teilnehmer Zugang erhalten. Sie können jederzeit Korrekturen vornehmen, ohne neue Termine erstellen zu müssen.
