Ersatzverfahren

Kann die Versichertenkarte nicht gelesen werden oder ist die Patientin bzw. der Patient bei einem sogenannten sonstigen Kostenträger versichert, der keine Versichertenkarten ausgibt, muss das Ersatzverfahren angewendet werden. In diesem Verfahren werden die sonst auf der Versicherungskarte gespeicherten Daten manuell erfasst. Das Ersatzverfahren kann für eine Patientin oder einen Patienten durchgeführt werden, der noch nicht im System gespeichert ist. In diesem Fall erfolgt nacheinander die Erfassung der Personen- und Versicherungsdaten sowie die Erstellung eines Episode. Der Aufruf erfolgt über das Hauptmenü.

Erfassung der Personendaten

Müssen die Daten einer Patientin oder eines Patienten erfasst werden, der noch nie in der Praxis behandelt wurde, und liegt für diese Patientin bzw. diesen Patienten keine Versicherungskarte vor, wird über das Hauptmenü der Menüpunkt "Patientenaufnahme" aufgerufen. Es öffnet sich ein Eingabeformular für die Personendaten.

Abbildung: Erfassungsformular Personendaten

Vorname und Nachname: Vorname und Nachname der Person werden in die entsprechend bezeichneten Felder eingegeben. Für Namensbestandteile wie akademische Titel, Namenspräfixe wie Adelstitel oder Namenssuffixe wie Berufsbezeichungen (z.B "MBA", "MdB") stehen eigene Eingabefelder zur Verfügung, die mit einem Klick auf den Link "Titel eingeben" angezeigt werden.

Geschlecht: Die Angabe des Geschlechts ist beispielsweise wichtig für die Diagnosenauswahl oder als Grundlage zur Bestimmung von Grenzwerten. Folgende Auswahlwerte stehen zur Verfügung:

• männlich
• weiblich
• unbekannt - auszuwählen, wenn das Geschlecht nicht ermittelt werden kann oder keine Angabe gemacht wurde
• unbestimmt - Patienten mit unbestimmten Geschlecht besitzen keine eindeutigen körperlichen Geschlechtsmerkmale, die es ermöglichen, die Patienten dem männlichen oder weiblichen Geschlecht zuzuordnen. Diese Patienten können beispielsweise nicht grundsätzlich von geschlechtsspezifischen Leistungen ausgeschlossen werden.

Geburtsdatum: Das Geburtsdatum der Person kann in dieses Feld eingegeben oder mit Hilfe der Datumsauswahl bestimmt werden. Ist das Geburtsdatum nicht oder nur teilweise bekannt, können Sie über den Link "unbekannt" auf eine alternative Eingabe umschalten, bei der Sie nur (soweit vorhanden) den Monat bzw. das Jahr der Geburt angeben können.

Adresse: Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort werden in die dafür vorgesehenen Felder eingegeben. Einen weiteren Adresszusatz können Sie durch Klick auf den Link “Adresszusatz hinzufügen” eingeben. Nachdem eine Postleitzahl erfasst wurde, prüft RED deren Existenz unter Zuhilfenahme der von der KBV bereitgestellten Postleitzahlen-Stammdatei. Nur wenn die Postleitzahl in dieser Datei vorhanden ist, darf sie zur Abrechnung verwendet werden. Zugleich wird RED versuchen, den Ortsnamen zu ermitteln und ihn im Feld Ort als Vorschlag einblenden.

Abbildung: Erfassung einer Adresse mit Adresszusatz

Handelt es sich um einen Ort im Ausland, wird die Prüfung der Postleitzahl nicht erfolgreich sein. In diesem Fall müssen Sie RED mitteilen, dass es sich bei dem angegebenen Ort um eine ausländische Adresse handelt. Dazu wählen Sie in der Landesauswahl den Namen des betreffenden Landes aus. Soll die eingegebene, nicht gültige Postleitzahl der Patientenadresse trotz Warnung verwendet werden, dann können Sie RED dies durch Klick auf den Link "trotzdem verwenden" mitteilen. Bei Verwendung einer ungültigen Adresse können allerdings Probleme in der Abrechnung auftreten.

Abbildung: Fehler bei Erfassung einer ausländischen Postleitzahl ohne Landesauswahl