Kann die Versichertenkarte nicht gelesen werden oder ist die Patientin bzw. der Patient bei einem sogenannten sonstigen Kostenträger versichert, der keine Versichertenkarten ausgibt, muss das Ersatzverfahren angewendet werden.
In diesem Verfahren werden die sonst auf der Versicherungskarte gespeicherten Daten manuell erfasst.
Um einen Patienten manuell zu erfassen, wählen Sie in der Sidebar Patient, Untermenü Neu.
Es öffnet sich dann ein sog. Wizard-Formular, welches Sie durch die nächsten Schritte führt.
Schritt 1- Neuer Patient
Im 1. Schritt geben Sie den Vor- und Nachnamen des Patienten ein. Ist dieser bereits im System erfasst wird er unten zur Auswahl angezeigt, wobei Sie die Checkbox aktivieren müssen.
Handelt es sich dabei um einen Neupatienten müssen alle Pflichtfelder ausgefüllt werden:
Vorname und Nachname:
Vorname und Nachname der Person werden in die entsprechend bezeichneten Felder eingegeben.
Für Namensbestandteile wie akademische Titel, Namenspräfixe wie Adelstitel oder Namenssuffixe wie Berufsbezeichungen (z.B "MBA", "MdB") stehen eigene Eingabefelder zur Verfügung, die mit einem Klick auf den Link "Titel eingeben" angezeigt werden.
Geburtsdatum:
Das Geburtsdatum der Person kann in dieses Feld eingegeben oder mit Hilfe der Datumsauswahl bestimmt werden. Ist das Geburtsdatum nicht oder nur teilweise bekannt, können Sie über den Link "unbekannt" auf eine alternative Eingabe umschalten, bei der Sie nur (soweit vorhanden) den Monat bzw. das Jahr der Geburt angeben können.
Geschlecht:
Die Angabe des Geschlechts ist beispielsweise wichtig für die Diagnosenauswahl oder als Grundlage zur Bestimmung von Grenzwerten. Folgende Auswahlwerte stehen zur Verfügung:
- männlich
- weiblich
- unbekannt - auszuwählen, wenn das Geschlecht nicht ermittelt werden kann oder keine Angabe gemacht wurde
- unbestimmt - Patienten mit unbestimmten Geschlecht besitzen keine eindeutigen körperlichen Geschlechtsmerkmale, die es ermöglichen, die Patienten dem männlichen oder weiblichen Geschlecht zuzuordnen. Diese Patienten können beispielsweise nicht grundsätzlich von geschlechtsspezifischen Leistungen ausgeschlossen werden.
Adresse: Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort werden in die dafür vorgesehenen Felder eingegeben. Einen weiteren Adresszusatz können Sie durch Klick auf den Link “Adresszusatz hinzufügen” eingeben. Nachdem eine Postleitzahl erfasst wurde, prüft RED deren Existenz unter Zuhilfenahme der von der KBV bereitgestellten Postleitzahlen-Stammdatei. Nur wenn die Postleitzahl in dieser Datei vorhanden ist, darf sie zur Abrechnung verwendet werden. Zugleich wird RED versuchen, den Ortsnamen zu ermitteln und ihn im Feld Ort als Vorschlag einblenden.
Handelt es sich um einen Ort im Ausland, wird die Prüfung der Postleitzahl nicht erfolgreich sein. In diesem Fall müssen Sie RED mitteilen, dass es sich bei dem angegebenen Ort um eine ausländische Adresse handelt. Dazu wählen Sie in der Landesauswahl den Namen des betreffenden Landes aus.
Schritt 2- Abgleich demographischer Daten
Hier werden die bestehenden und neuen Daten abgeglichen.
Schritt 3- Auswahl offene Episoden
Falls es für diesen Patienten bereits eine offene Episode gibt, wird Ihnen diese hier zu Auswahl angezeigt.
Schritt 4- Auswahl Abrechnungsart
Falls es für diesen Patienten noch keine Episode gibt oder eine andere Abrechnungsart angelegt werden soll, wählen Sie diese entsprechend aus.
Schritt 5- Auswahl Kostenträger
Geben Sie in der Suchzeile den Namen des gewünschten Kostenträgers ein.
RED gleicht die Eingabe mit der von der KBV herausgegebenen Kostenträgerstammdatei aller gültigen gesetzlichen Kostenträger ab. Wählen Sie den gesuchten Kostenträger in der Auswahl-Liste aus.
Ist der erfasste Kostenträger nicht in dieser Stammdatei vorhanden, müssen Sie den Kostenträger als so genannten “temporären Kostenträger” anlegen.
Aktivieren Sie hierfür den Button Temporären Kostenträger anlegen.
Schritt 6- Temporärer Kostenträger
In diesem Schritt erfassen Sie alle Pflichtfelder Ihres Kostenträgers und aktivieren im Anschluss den Button Weiter.
- (IK) Institutionskennzeichen
- (VKNR) Vertragskassennummer der Kassenärztlichen Vereinigungen - eine 5-stellige Nummer
- Gebührenordnung
- Kassensuchname
- Kassen- Ortsuchname
- Kostenträgerabrechnungsbereiche
Schritt 7- Versichertendaten
Erfassen Sie im 7. Schritt alle Pflichtfelder der Versichertendaten. Die genaue Beschreibung der einzelnen Angabenfelder erhalten Sie hier.
Schritt 8- Auswahl Episodenart
Aktivieren Sie die entsprechende Checkbox, welcher gesetzlichen Art die Episode zugeordnet werden soll. Hier erfahren Sie mehr über die einzelnen Episodenarten.
Schritt 9- Private Episode
Handelt es sich bei dem Patienten um einen Privatpatienten, erfassen Sie im Schritt 9 die Private Episode.
Schritt 10- Episodendetails
Entsprechend der Auswahl im Schritt 8 werden Ihnen die Episodendetails für die jeweilige Art angezeigt.
Füllen Sie bitte hier alle Pflichtfelder entsprechend aus.
Über den Button Fertig, ist das manuelle Ersatzverfahren Abgeschlossen.
