Kann die Versichertenkarte aus technischen Gründen nicht gelesen werden oder ist der/die Patient/in bei einem sonstigen Kostenträger versichert, der keine Versichertenkarten ausgibt, muss das Ersatzverfahren angewendet werden.
In diesem Fall müssen die auf der Versicherungskarte gespeicherten Daten manuell erfasst werden - im sogenannten Ersatzverfahren.
Wählen Sie hierzu in der Seitennavigation den Menüpunkt Patient > Neu.
Es öffnet sich in einem neuen Tab öffnet ein Formular, welches Sie durch die nächsten Schritte führt zur Anlage eines Patienten bzw. einer Episode führt..
Wählen Sie bitte ob sie eine gesetzliche oder private Episode anlegen möchten.
Schritt 1- Patientendaten
Im ersten Schritt geben Sie die Patienten-, Adress- und Kontaktdaten an.
Bei der Eingabe von Vor- und Nachname wird geprüft, ob dieser Patient schon im System vorhanden ist. Im Bereich der Patiententreffer werden Ihnen vorhandene Patienten mit Übereinstimmungen angezeigt und zur Auswahl angeboten. Zur Verwendung dieser Daten klicken Sie auf den entsprechenden Patienten in der Patiententreffer-Auswahl. Handelt es sich um einen Neupatienten müssen alle Pflichtfelder ausgefüllt werden.
Vorname und Nachname
Vorname und Nachname des Patienten werden in die entsprechend bezeichneten Felder eingegeben.
Für Namensbestandteile wie akademische Titel, Namenspräfixe wie Adelstitel oder Namenssuffixe stehen eigene Eingabefelder zur Verfügung.
Geburtsdatum
Das Geburtsdatum des Patienten kann manuell eingegeben oder mit Hilfe des Kalenders ausgewählt werden. Ist das Geburtsdatum nicht bekannt, können Sie über den Button "E" den Ersatzwert 00.00.0000 eintragen.
Geschlecht
Die Angabe des Geschlechts ist wichtig und dient als Grundlage von Diagnoseplausibilitätsprüfungen und zur Bestimmung von Grenzwerten. Folgende Auswahlwerte stehen zur Verfügung:
- männlich
- weiblich
- unbekannt
- unbestimmt
- divers
Adresse
Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort werden in die dafür vorgesehenen Felder eingegeben.
Die Eingabe der Postleitzahl wird unter Zuhilfenahme der von der KBV bereitgestellten Postleitzahlen-Stammdatei auf deren Existenz geprüft. Ist die Postleitzahl nicht vorhanden wird Ihnen ein Warnhinweis angezeigt.
Der Ortsname wird Ihnen bei Eingabe der Postleitzahl als Vorschlag eingeblendet und kann durch klicken auf den den Ortsnamen übernommen werden.
Über den Link 
können Sie weitere Adressdaten des Patienten erfassen. Wählen Sie bitte anschließend welche Adresse die aktuelle Wohnadresse des Patienten ist.
Kontaktarten
Telefonnummer sowie E-Mail-Adresse des Patienten können im Bereich der Kontaktdaten hinterlegt werden. Über die Links 
sowie 
können weitere Kontaktmöglichkeiten hinterlegt werden.
