Um eine Videosprechstunde durchzuführen, müssen Sie zuerst einen Termin einrichten. Für den eingerichteten Termin erhalten Sie dann die Zugangscodes.
Organisatoren (bspw. Ärztinnen und Ärzte) richten die Termine ein. Als Teilnehmer (bspw. Patient oder Patientin) erhalten Sie Ihren Zugangscode von Ihrem Organisator.
Schritt 1: Neuer Termin
Melden Sie sich in RED connect an und klicken Sie auf den Tab Videosprechstunde. Durch Klick auf das + rufen Sie die Maske Videosprechstunde hinzufügen auf.
Schritt 2: Termindetails
In der Maske Videosprechstunde hinzufügen erfassen Sie den neuen Termin
- Termin erstellen bei RED connect basis
Name des Organisators - Diese Angabe hilft Ihnen, wenn bspw. mehrere Ärztinnen und Ärzte die Videosprechstunde verwenden.
Datum - der Tag, an dem die Videosprechstunde durchgeführt werden soll.
Uhrzeit und Dauer der Videosprechstunde. Diese Angaben werden benötigt, da der Zugangscode nur 24 Stunden gültig ist (nach Beginn des Termins).
Anmerkung - Anmerkungen oder Notizen zu Ihrem Termin, die nur für Sie als Organisator sichtbar sind.
Teilnehmer - Hier tragen Sie den Vor- und Nachnamen Ihres Teilnehmers ein. So können Sie den Termin später besser zuordnen.
Mit dem Klick auf den Knopf Speichern wird der neue Termin gespeichert. - Termin erstellen bei RED connect plus
Bei RED connect plus haben Sie die Möglichkeit einen Termin mit mehreren Teilnehmern anzulegen. Dazu können Sie oben den Schalter “Konferenz mit mehreren Teilnehmern” aktiveren. Neben den bekannten Angaben können Sie jetzt zusätzlich folgende Inhalte erfassen:
Name der Konferenz - Sie können bei einem Konferenztermin einen eigenen Namen für Ihre Konferenz hinterlegen.
Teilnehmer - Hier tragen Sie den Vor- und Nachnamen Ihres Teilnehmers ein. Sie können außerdem eine E-Mail Adresse für Ihren Teilnehmer hinterlegen, die Sie für einen anschließenden E-Mail Versand der Termindetails verwenden können.
Über das “ + Teilnehmer hinzufügen” können Sie weitere Teilnehmer hinzufügen.
Schritt 3: Termin mitteilen
- Bei RED connect basis
Nachdem der Termin erstellt ist, erscheint er in der Übersicht. Wählen Sie den Termin aus, sehen Sie auf der rechten Seite seine Details.Über das Menü mit den drei Punkten können Sie für diesen Termin:
- Starten - ruft direkt die Videosprechstunde auf und öffnet den sicheren Raum
- Drucken - druckt die Termindaten für den Patienten aus
- Bearbeiten - öffnet die Maske zur Änderung der Termindaten
- Löschen - löscht den Termin
Ausdruck der Termindetails
Sie können die Termindetails ausdrucken und dem Teilnehmer den Ausdruck mitgeben.
Klicken Sie dazu auf das Action-Menü mit den drei Punkten links in der Terminübersicht oder rechts oben bei den Termindetails. Anschließend können Sie über den Punkt “Drucken” die Übersicht ausdrucken.
Manueller E-Mail Versand
In den Termindetails rechts, finden Sie unter dem Bereich “Teilnehmer”, den Link und den Zugangscode für Ihren Teilnehmer. Über den klickbaren Text “Link in Zwischenablage kopieren”, haben Sie die Möglichkeit, sich den Link zu kopieren und dann über eine beliebige Versandart zu verschicken. Beachten Sie hierbei, dass Sie Ihrem Patienten ggf. noch mitteilen sollten, wann der Termin stattfindet. - Bei RED connect plus
Wenn Sie die Plus-Version verwenden haben Sie folgende, zusätzliche Möglichkeit zur Termineinladung:
Automatische E-Mail Einladung (Funktion von RED connect plus)
Wie bei dem Anlegen eines Termins bereits beschrieben, haben Sie (bei der plus Version) die Möglichkeit eine automatische E-Mail Einladung an Ihre Teilnehmer zu verschicken (zusätzliche Anleitung). Dazu haben Sie in der Terminübersicht den Button “E-Mail Einladung”. Wenn Sie diesen Button klicken, haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten:- Ein Serverseitiger Versand (durch RED), bei dem die Informationen zu dem Termin in eine vorgefertigte E-Mail übertragen werden und nach Bestätigung automatisch an ihre eingetragenen Empfänger verschickt wird. Sie haben dabei die Möglichkeit, eine Benutzeranleitung anzuhängen, um Ihren Teilnehmern zu ermöglichen, sich im Vorfeld über die Videosprechstunde vertraut zu machen.
- Die zweite Möglichkeit ist, ein Versand der Termindetails über Ihr eigenes Postfach. Hier wird der gleiche vordefinierte E-Mail Text verwendet und automatisch an Ihr E-Mail Postfach übertragen. Sie können Änderungen oder Ergänzungen an der E-Mail vornehmen und schließlich die E-Mail von Ihrer Adresse aus verschicken.
- Ein Serverseitiger Versand (durch RED), bei dem die Informationen zu dem Termin in eine vorgefertigte E-Mail übertragen werden und nach Bestätigung automatisch an ihre eingetragenen Empfänger verschickt wird. Sie haben dabei die Möglichkeit, eine Benutzeranleitung anzuhängen, um Ihren Teilnehmern zu ermöglichen, sich im Vorfeld über die Videosprechstunde vertraut zu machen.