Privat versicherte Patienten können Sie einzeln abrechnen, indem Sie für einen ausgewählten Patienten eine Rechnung ausdrucken. Möchten Sie mehrere privat versicherte Patienten abrechnen, können Sie den Abrechnungslauf verwenden. Dieser ermöglicht neben dem Druck von Rechnungen auch die Abrechnung über eine private Verrechnungsstelle (PVS).

Abrechnung einzelner Patienten

Um eine einzelne private versicherte Patientin oder einen Patienten abzurechnen, rufen Sie den betreffende Patientin oder den Patienten zunächst über die Suche auf und wechseln in die Episodenübersicht.

Abbildung: Episodenübersicht einer privaten Episode

Die Episodenübersicht zeigt Ihnen alle abzurechnenden Leistungen sowie die Diagnosen. Sie haben hier die Möglichkeit, das Leistungsdatum, die Menge, den Steigerungsfaktor und die Begründungen jeder abzurechnenden Leistungen noch zu korrigieren. Haben Sie Änderungen an den abzurechnenden Leistungen vorgenommen, müssen Sie die Änderungen über die Schaltfläche “Speichern” am Ende der Liste der Leistungen speichern.

Rechnungsvorschau: Durch Klick auf den Link “Rechnungsvorschau” können Sie eine Vorschau der Rechnung ausdrucken. Diese enthält noch keine Rechnungsnummer und dient zu Ihrer Kontrolle. Den Ausdruck der Rechnungsvorschau können Sie beliebig oft wiederholen. Der Ausdruck erfolgt auf dem für den Rechnungsdruck an dem aktuellen Arbeitsplatz festgelegten Drucker. Alternativ können Sie statt des Ausdrucks auch eine PDF-Datei erstellen. Unser Support hilft Ihnen bei der Einrichtung.

Episode abrechnen: Durch Klick auf diesen Link wird die Episode abgerechnet. Dabei erhält die erzeugte Rechnung ihre automatisch generierte Rechnungsnummer. Auch hier erfolgt ein Ausdruck der Rechnung auf einem Drucker oder die Ausgabe als PDF-File. Die tatsächliche Abrechnung können Sie nur einmal durchführen.

Abbildung: Darstellung einer abgerechneten private Episode

Wurde eine Episode abgerechnet, finden Sie im Episodenmanager im Kopf der Episode einen Link auf die dafür erstellte Rechnung. Ein Klick auf diesen Link öffnet die Übersicht der Rechnungen der Patientin oder des Patienten. Diese können Sie auch über den Link “Rechnungen” in der Episodenübersicht aufrufen. In der Rechnungsübersicht können Sie die Details der Rechnung ansehen und verschiedene Aktionen mit der Rechnung ausführen.

Abbildung: Rechnungsübersicht

Rechnung stornieren: Möchten Sie nachträglich eine Rechnung ändern, müssen Sie die vorhandene Rechnung stornieren und nach der Änderung eine neue Abrechnung vornehmen.

Rechnungspositionen einblenden/ausblenden: Ein Klick auf diesen Link zeigt oder verbirgt die einzelnen Rechnungspositionen

Rechnung nachdrucken: Über diese Funktion können Sie einen Nachdruck der Rechnung erzeugen

Zahlung erfassen: Mit dieser Funktion können Sie eine Zahlung erfassen und der Rechnung zuordnen. Die Erfassung von Teilzahlungen sowie das automatische Ausbuchen von Restbeträgen ist möglich.

Abrechnung mehrerer privat Versicherter

Rechnungen für mehrere privat Versicherte können Sie mit Hilfe des Rechnungslaufes erstellen. Den Rechnungslauf rufen Sie beispielsweise durch die Suche nach “#b privat” und die Auswahl “Privatabrechnung” von der Trefferliste auf. Im ersten Schritt muss RED die Daten der abzurechnenden Patientinnen und Patienten aus der Datenbank holen. Hat RED Patienten mit abzurechnenden privaten Episoden gefunden, werden Ihnen diese in einer Liste angezeigt.

Abbildung: Liste abzurechnender privater Patienten

Grundsätzlich wird RED alle abrechenbaren Episoden auf der Liste in die Abrechnung mit einbeziehen, wobei das von Ihnen gewählte Abrechnungsverfahren verwendet wird. RED bietet Ihnen in dieser Funktion zwei Abrechnungsverfahren an. Sie können Rechnungen selbst erstellen und ausdrucken, oder die Abrechnung über eine privatärztliche Verrechnungsstelle (PVS) vornehmen.

• Eigene Rechnungen werden von Ihnen ausgedruckt und per Post verschickt. Sie überwachen die daraus resultierenden Zahlungseingänge und sind dafür verantwortlich, ausstehende Zahlungen zu mahnen oder eintreiben zu lassen.
• Wird eine privatärztliche Verrechnungsstelle eingesetzt, erzeugen Sie bei der Abrechnung einen Abrechnungsdatensatz. Dieser wird an die PVS übergeben, die sich dann um die weitere Abwickung kümmert. Einige PVS bieten sogar Sofortauszahlung oder einen Ausfallschutz an. Für ihre Dienstleistungen erheben die PVS eine Gebühr, die sich in der Regel nach der Höhe des Rechnungsbetrages ermittelt.

Sie können vor der eigentlichen Abrechnung aber bestimmen, dass einzelne abrechenbare Episoden anders oder gar nicht abgerechnet werden sollen.

Auswahl abrechnen/nicht abrechnen: Diese Auswahl bietet Ihnen vier Möglichkeiten an, mit der Sie die Abrechnung der ausgewählten Episode steuern können.

• abrechnen: die Standardeinstellung, wenn Sie diese Liste öffnen. Diese Episode wird in die Abrechnung mit dem von Ihnen noch auszuwählenden Verfahren einbezogen.
• nicht abrechnen: mit dieser Einstellung wird die ausgewählte Episode gar nicht in die Abrechnung einbezogen, unabhängig vom gewählten Verfahren. Sie können diese Einstellung beispielsweise wählen, wenn Sie diese Episode mit einer anderen Frequenz abrechnen möchten (z.B. nur einmal im Jahr) oder für die aktuelle Abrechnung zurückstellen möchten.
• Eigene Abrechnung: die ausgewählte Episode wird abgerechnet, aber nur, wenn Sie als Abrechnungsverfahren den Druck von Rechnungen über die Option “Rechnungen erstellen” auswählen. Rechnen Sie dagegen über die PVS-Abrechnung ab, wird diese Episode in die Abrechnung nicht einbezogen.
• PVS-Abrechnung: die ausgewählte Episode wird abgerechnet, aber nur, wenn Sie als Abrechnungsverfahren die PVS-Abrechnung ausgewählt haben. Erstellen Sie dagegen im Abrechnungslauf Rechnungen, wird die mit “PVS-Abrechnung” markierte Episode nicht in die Abrechnung mit einbezogen.

Rechnungsvorschau und Episode abrechnen: Sie können die ausgewählte Episode auch direkt einzeln durch Druck einer Rechnung abrechnen. Dies empfiehlt sich beispielsweise, wenn Sie einzelne Rechnungen selbst erstellen und den Rest über eine PVS abrechnen möchten.

PVS-Abrechnung: Über diese Schaltfläche starten Sie die Abrechnung für eine privatärztliche Verrechnungsstelle. In die Abrechnung werden alle abrechenbaren Episoden einbezogen, die mit “abrechnen” oder “PVS-Abrechnung” gekennzeichnet sind. RED wird für diese Episoden eine Abrechnungsdatei erstellen. Anschließend müssen Sie das Verzeichnis auswählen, in dem diese Datei abgespeichert werden soll. Die Übertragung der Abrechnungsdatei erfolgt dann in der Regel über ein eigenes Web-Portal der PVS. Möchten Sie diese Art der Abrechnung nutzen, hilft Ihnen unser Support dabei, in RED Ihre PVS-Kundennummer einzutragen.

Rechnungen erstellen: Über diese Schaltfläche starten Sie die Abrechnung per Rechnungsdruck. In die Abrechnung werden alle abrechenbaren Episoden einbezogen, die mit “abrechnen” oder “Eigene Abrechnung” gekennzeichnet sind. RED wird für jede dieser Episoden eine Rechnung erstellen und ausdrucken. Hinweis: sollen die Rechnungen nicht auf Papier gedruckt, sondern als PDF-File erstellt werden, kann diese Option derzeit noch nicht genutzt werden. Möchten Sie diese Art der Abrechnung nutzen, hilft Ihnen unser Support bei der Einrichtung Ihres Druckers.

Sortierung Abrechnungsliste

Führen Sie dien Abrechnungslauf der Privatabrechnung durch (insbesondere bei Abrechnung über eine Verrechnungsstelle), besteht jetzt die Möglichkeit, die am Bildschirm angezeigte Ergebnisliste nach den Namen der Patientinnen und Patienten oder nach den Beträgen der abzurechnenden Episoden zu sortieren.

Zahlungen erfassen/Liste offener Rechnungen

Nachdem Sie Ihre Leistungen abgerechnet und dafür Rechnungen erstellt und versandt haben, können Sie die zugehörigen Zahlungseingänge verwalten. So haben Sie stets eine aktuelle Übersicht Ihrer noch offenen Rechnungen. Die Übersicht der offenen Rechnungen rufen Sie beispielsweise über die Suche nach “#b offen” auf. RED zeigt ihnen die Liste mit allen erstellten Rechnungen an, die noch nicht vollständig bezahlt sind.

Abbildung: Liste offener Rechnungen bzw. ausstehender Zahlungen

Zahlung erfassen: Über den Link “Zahlung erfassen” können Sie einen Dialog aufrufen, in dem Sie eine Zahlung für die ausgewählte Rechnung erfassen können.

Abbildung: Dialog Zahlung erfassen

Vollzahlung/Teilzahlung: Über diese Auswahl wird gesteuert, ob die Rechnung voll bezahlt ist oder ob nur eine Teilzahlung erfasst werden soll. Ist die Option “Vollzahlung” ausgewählt, können Sie die Zahlung durch Klick auf die Schaltfläche “Speichern” direkt abspeichern. Ist die Option “Teilzahlung” ausgewählt, können Sie im Feld “Betrag” einen abweichenden Betrag eingeben.

Zahlungsdatum: Das Datum, zu dem die Zahlung erfasst werden soll. Ein rückwirkendes Datum ist möglich.

Betrag: Der gezahlte Betrag. In diesem Feld kann nur eine Eingabe erfolgen, wenn die Option “Teilzahlung” ausgewählt wurde.

Restbetrag stornieren: Erfassen Sie eine Teilzahlung, können Sie durch Aktivieren dieser Option bestimmen, dass der Restbetrag, der sich aus dem Rechnungsbetrag abzüglich dem Zahlungsbetrag ergibt, als uneinbringlich abgeschrieben werden soll. Die Rechnung gilt dann als ausgeglichen und würde nicht gemahnt werden, obwohl sie nicht voll bezahlt wurde. Die Abschreibung von Teilbeträgen wird beispielsweise verwendet, wenn der nach Zahlung verbleibende Restbetrag geringer ist als die Kosten des Mahnverfahrens.

Abbildung: Darstellung einer Rechnung in der Liste offener Rechnungen nach Erfassung einer Teilzahlung und dem Ausbuchen des Restes.